La decisión de externalizar la planilla y otras funciones de recursos humanos a un proveedor global representa un paso estratégico para agilizar operaciones y enfocarse en las actividades centrales. Sin embargo, para que haya éxito dependerá de la calidad de la relación que se establezca con el proveedor. Una colaboración positiva no solo asegura que el cumplimiento de las tareas externalizadas sea la debida, sino que también incrementa los beneficios y minimiza los posibles desafíos.
En este artículo, exploraremos algunos consejos fundamentales para construir y conservar una relación que sea sólida y productiva con tu proveedor de outsourcing:
Establecer una comunicación clara y abierta desde el primer momento
El origen de cualquier relación exitosa es una comunicación transparente y fluida. Desde la primera acción que sería la selección del proveedor, establecer canales de comunicación claros y definir los protocolos de interacción.
Esto incluye:
* Designar responsables tanto en tu empresa como en el proveedor para cada área de servicio.
* Acordar reuniones, formatos de informes y los canales a utilizar (videoconferencias, correo electrónico, plataformas de colaboración).
* Asegurarse de que exista comprensión mutua, aclarando dudas y confirmando la información.
* Pensar en un plan b para posibles inconvenientes y a su vez comunicar cualquier cambio relevante.
Definir expectativas claras y acuerdos detallados
Para evitar que las cosas se mal interpreten y se cerciore que ambas partes están alineadas, es ideal y esencial definir expectativas claras y establecer acuerdos detallados que abarquen:
* Dejar claro cuáles serán las funciones de RRHH que se externalizan y las que permanecerán bajo la responsabilidad de la empresa.
* Establecer métricas que sean medibles para lograr evaluar a corto o largo plazo la utilidad del proveedor en áreas estipuladas.
* Llevar registro de los métodos clave para garantizar la estabilidad y la eficiencia en el cumplimiento de las tareas.
* Detallar los pasos a seguir para abordar problemas o situaciones que requieran una atención mayor.
Fomentar una mentalidad de colaboración
La relación con tu proveedor de outsourcing no debe ser totalmente transaccional, sino una auténtica colaboración estratégica.
Esto implica:
* Involucrarlos en la planificación y la estrategia de RRHH cuando sea apropiado.
* Facilitar al proveedor la información necesaria para entender mejor las necesidades de tu empresa y tus empleados.
* Promover el contacto frecuente entre los equipos para construir confianza y facilitar la comunicación informal.
Establecer revisiones habituales y medir el desempeño
Es necesario que se realicen revisiones cada cierto tiempo para evaluar el cumplimiento de los SLAs, analizar los KPIs y estudiar posibles mejoras.
Estas revisiones deben ser:
* Establecer un tiempo estimado que deberá ser regular y programado preferiblemente de forma mensual o trimestral para repasar el desempeño obtenido.
* Permitir que ambas partes expongan y den sus perspectivas, identifiquen pros, contras, así como también se propongan soluciones.
* Ver las revisiones como una oportunidad para mejorar los procesos y asegurar una relación sana.
Adaptarse a las diferencias culturales y geográficas
Cuando se asocia con un proveedor global, es importante tomar en cuenta que se debe ser consciente y respetuoso de las diferencias culturales y las detalles de cada región donde opera tu empresa. Esto implica:
* Adaptar el estilo de comunicación para ser efectivo en diferentes contextos culturales.
* Planificar reuniones y comunicaciones teniendo en cuenta las diferencias horarias.
* Ser consciente de los calendarios laborales de cada país.
* Invertir en la gestión de la relación.
Una relación exitosa requiere inversión de tiempo y recursos
Esto implica:
* Elegir a una persona a nivel interno que sea la responsable de la gestión de la relación con el proveedor.
* Brindar la formación necesaria a los equipos internos para interactuar de manera eficaz con el proveedor.
* Estar dispuesto a invertir tiempo en construir una relación sólida y de confianza.
Cuando estos aspectos se priorizan, las empresas podrán hacer de su proveedor un socio valioso, logrando mejorar sus operaciones globales de recursos humanos y permitiendo el crecimiento continuo en el mercado internacional.
