No hay duda de que aprender a distribuir bien las tareas a lo largo del día está asociado directamente con la productividad. En este mundo digitalizado en donde las redes sociales, el Internet y la posibilidad de estar interconectado las 24 horas es algo normal, resulta desafiante poder realizar una gestión efectiva del tiempo que utilizamos para trabajar, reunirnos, contestar correos y cumplir con las actividades diarias. Para lograr desempeñar todas esas actividades de manera efectiva, es importante apoyarse en algunas herramientas que te permitirán distribuir mejor el trabajo.
Si las usas adecuadamente, podrás eliminar las reuniones eternas sin planificar, reducirás las interrupciones constantes y dejarás de cometer errores por falta de concentración. Con la implementación de estas herramientas, tendrás mejor control de cada minuto de tu día.
1.- Clasifica tus tareas con la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión que permite organizar y priorizar las asignaciones, según su importancia. Para categorizar divide las actividades en cuatro cuadrantes: urgente (para hacerlo de inmediato), importante pero no urgente (programa un tiempo para ello), urgente pero no importante (delégalo) y ni urgente, ni importante (elimínalo).
2.- La regla de los dos minutos
Se trata de tomar la decisión de hacer inmediatamente cualquier tarea que sientas que podrías realizar en menos de dos minutos. De esa manera, evitarás la acumulación de pequeñas responsabilidades que, con el tiempo, podrían convertirse en una fuente de estrés tales como: responder correos, archivar, realizar llamadas, entre otras actividades.
3.- Aplicar la técnica Pomodoro
Este método consiste en dividir el trabajo en intervalos de tiempo de 25 minutos, separados por descansos de 5 minutos con el fin de mejorar la agilidad mental y ayudar a mantener el foco. Luego de 4 pausas breves, tomar un descanso más largo de 15 a 30 minutos.
Algunas recomendaciones para implementar esta técnica son:
* Establece un objetivo o tarea.
* Programa el temporizador para que puedas medir bien el tiempo.
* Trabaja durante el tiempo establecido.
* Cuando suene el temporizador, marca el intervalo de trabajo.
* Toma un descanso de 5 minutos.
* Reinicia el temporizador y comienza de nuevo.
3.- Establece metas claras al iniciar el día
Al iniciar la jornada, dedica diez minutos a planificar tu día. Lo primero que debes hacer es identificar las tres tareas claves que debes completar antes de finalizar el día. Fijarte un objetivo claro no solo te motiva, sino que también te ayuda a distribuir mejor tu tiempo.
4.- Disminuye las distracciones
Trata de identificar aquellos factores que interrumpen tu flujo de trabajo, de esa manera, podrás optimizar tu tiempo de trabajo. Algunas estrategias que pueden ayudarte son: silenciar notificaciones mientras realizas tareas importantes, bloquear tiempo en tu agenda para poder trabajar sin interrupciones y mantener el área de trabajo ordenada.
Como conclusión, hay que reconocer que al aplicar estas técnicas lograrás un bienestar general que se verá reflejado en mayor productividad. Recuerda que la clave está en ser constante y ajustar las estrategias a tus necesidades específicas para que logres optimizar el tiempo al máximo posible.
