Como consecuencia de la pandemia, el uso de la tecnología pasó a ser parte de nuestro día a día y ahora prácticamente no concebimos la vida sin estar conectados a través de distintos dispositivos. A nivel laboral, las reuniones virtuales se han convertido en nuestra vía de comunicación con compañeros en distintas partes del mundo.
A pesar de todo esto, hay que reconocer que sigue siendo indispensable que los profesionales aprendan a optimizar el tiempo al máximo durante esos encuentros para que se logre garantizar una buena comunicación, participación equitativa y discusiones productivas de acuerdo al objetivo inicial planteado.
En ese sentido, queremos compartir con ustedes 7 tips que pueden orientarlos para lograr desarrollar reuniones virtuales eficientes en sus organizaciones.
1.- EVALÚA
Antes de convocar una reunión o hacer una llamada, valida que realmente sea necesaria y no se pueda resolver a través de un chat, correo electrónico o llamada.
2.- AGENDA
Comparte la agenda y los objetivos de la reunión, al momento de hacer la convocatoria.
3.- ESTIMA
Define el horario y duración de la reunión, evita que sean muy extensas. Proyecta el tiempo a invertir en cada punto de la agenda.
4.- INVITA
Invita a las personas que realmente sean necesarias para desarrollar la reunión y puedan tomar decisiones.
5.- MODERA
Para presentar a los asistentes, moderar la reunión y asegurar que se cumplan los objetivos dentro del tiempo sin que se desvíen hacia otros temas.
6.- CIERRA
Haz un resumen de los acuerdos y pendientes de la reunión. Además, compromete a los asistentes a cumplir con las tareas asignadas en las fechas definidas.
7.- RESUMEN
Elabora y comparte un resumen de los puntos discutidos, acordados, compromisos y fechas de revisión de avances.
No hay duda de que, realizar reuniones virtuales eficientes es crucial en el mundo laboral actual porque nos permiten conectarnos con compañeros y clientes sin importar la distancia, lo que aumenta la flexibilidad y la colaboración en equipos de trabajo dispersos. Adicionalmente, al minimizar la necesidad de desplazamientos se logra un ahorro de tiempo y de recursos. Partiendo de esa reflexión, compartimos con ustedes esta frase de Thomas Edison: “ El tiempo es realmente el único capital que tiene cualquier ser humano, y lo único que no puede permitirse perder”.
